+84 28 37 15 07 81 info@icsc.vn
Select Page

Hệ thống quản lý tài liệu – IDMS – Quản lý tài liệu dễ dàng, hiệu quả và kinh tế

Quản lý tài liệu trải rộng trên tất cả các phòng ban, phần mềm và quy trình trong một tổ chức. Truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào đúng tài liệu vào đúng thời điểm là điều cần thiết nâng cao hiệu quả kinh doanh

Quản lý tài liệu dễ dàng

Quản lý tài liệu hiếm khi là hoạt động kinh doanh cốt lõi của một tổ chức. Tuy nhiên, nhân viên mất rất nhiều thời gian để quản lý và kiểm soát tài liệu. Thay vào đó, đây là nên là thời gian có thể được dành cho hoạt động kinh doanh cốt lõi.

IDMS tự động hóa việc quản lý tài liệu một cách dễ dàng và hiệu quả giúp cho tài liệu bắt đầu làm việc cho doanh nghiệp thay vì làm ngược lại.

Manage documents with ease

Document management is seldom the core business of an organization. Yet, employees spend a lot of time managing and controlling documents. This is time and energy that could be spent on the core business instead.

IDMS lets you automate document management in an easy and efficient way so that information starts working for you rather than vice versa.

Tại sao bạn cần quản lý tài liệu?

  • Giảm bớt giấy tờ truyền thống – hệ thống quản lý tài liệu cho phép bạn lưu trữ dữ liệu của mình ở định dạng điện tử – Để xây dựng 1 doanh nghiệp giảm thiểu giấy tờ
  • Tìm nội dung của bạn dễ dàng hơn – với một IDMS thích hợp, bạn có thể tìm thấy tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả, ngay cả trên các hệ thống và kho lưu trữ khác nhau
  • Theo dõi các phiên bản tài liệu – theo dõi tất cả các thay đổi, xem ai đã chỉnh sửa nội dung và dễ dàng quay lại phiên bản cũ hơn khi cần thiết
  • Thêm quy trình công việc vào tài liệu – tự động hóa công việc văn phòng với quy trình làm việc  để nhân viên của bạn tập trung vào các nhiệm vụ gia tăng giá trị hơn
  • Tìm nội dung dựa trên nội dung của nó thay vì nơi nó được lưu trữ – quản lý tài liệu IDMS được điều khiển bởi siêu dữ liệu, có nghĩa là bạn không còn phải lo lắng về nơi thông tin được lưu trữ

Bảo vệ tài liệu của bạn và đảm bảo quyền truy cập

Trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, bạn cần đảm bảo rằng chỉ những người phù hợp và đúng người mới có quyền truy cập vào một số tài liệu nhất định. Quản lý người dùng và quyền truy cập trong một cấu trúc dựa trên thư mục truyền thống sẽ cực kỳ khó khăn với công việc khó khăn, đặc biệt khi có những thay đổi trong tổ chức.

Hệ thống quản lý tài liệu IDMS cung cấp một cách tốt hơn và dễ dàng hơn.

Quyền truy cập trong IDMS là động và dựa trên siêu dữ liệu. Các quyền có thể được dựa trên bất kỳ số lượng tiêu chí nào, như loại tài liệu, dự án hoặc trường hợp mà nó liên quan hoặc trạng thái quy trình công việc. Khi các thay đổi xảy ra trong tổ chức hoặc nhóm làm việc, các quyền cũng tự động thay đổi. Tài liệu luôn có sẵn cho những người phù hợp.

Các quyền người dùng dựa trên vai trò tự động này cho phép bộ phận IT của doanh nghiệp tập trung vào việc hỗ trợ doanh nghiệp thay vì cập nhật thủ công các quyền truy cập của người dùng.

Protect your documents and ensure access

In any business, you need to make sure that the right people and the right people only, have access to certain documents. Managing user and access rights in a traditional folder-based structure takes resources and requires manual work, particularly when there are changes in the organization.

IDMS document management system offers a better and more effortless way.

Access rights in IDMS are dynamic and based on metadata. Rights can be based on any number of criteria, like document type, the project or case it relates to, or the workflows state. When changes occur within the organization or workgroups, the permissions automatically change as well. Documents are always available to the right people.

These automated role-based user rights let your IT department focus on supporting the business rather than manually updating users’ access rights.

Tìm tài liệu phù hợp khi cần

Việc sắp xếp các tài liệu để đồng nghiệp của bạn có thể tìm thấy chúng có thể là một việc phức tạp. Không thể biết đồng nghiệp của bạn có lưu hợp đồng trong thư mục khách hàng, thư mục dự án hay thư mục thỏa thuận hay không.

Trong IDMS, các tài liệu DMS luôn được lưu vào kho lưu trữ và được mô tả bằng các thuộc tính siêu dữ liệu. Thay vì chọn thư mục, bạn chỉ cần biết loại tài liệu bạn đang lưu và gắn thẻ cho đúng khách hàng hoặc dự án.

Bạn có thể sắp xếp nội dung bằng cách lọc các tài liệu và thông tin khác dựa trên bất kỳ tiêu chí nào: theo khách hàng, theo dự án, theo ngày hết hạn, theo loại tài liệu hoặc theo tác giả, chẳng hạn. Hoặc truy cập nhanh đến “Tài liệu mới nhất” cho phép bạn tìm các tài liệu bạn đang làm việc rất nhanh chóng. Ngoài ra, tất cả nội dung được lập chỉ mục để tìm kiếm nhanh.

Luôn làm việc với phiên bản hiện tại, mới nhất

Với cách thiết lập dựa trên thư mục truyền thống, việc quản lý các phiên bản tài liệu có thể là một vấn đề rất khó khăn. Một phiên bản nằm trong thư mục mạng, một phiên bản trong hộp thư đến email của bạn, một phiên bản trên màn hình của người khác, v.v.

Với hệ thống quản lý tài liệu, bạn luôn có một phiên bản hiện tại duy nhất của bất kỳ tài liệu nào. Mọi người đều làm việc với cùng một phiên bản và lịch sử phiên bản được lưu tự động. Vì vậy, khi bạn tìm thấy tài liệu mình cần, bạn luôn biết đó là phiên bản mới nhất.

Cộng tác và chia sẻ hiệu quả

Với hệ thống IDMS, việc cộng tác và chia sẻ thông tin với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng và các bên bên ngoài khác trở nên dễ dàng và hiệu quả.

Bạn có thể chia sẻ liên kết tới tệp trong IDMS mà không cần gửi bản sao thực của tệp, điều này đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào một phiên bản chung. Những liên kết này thậm chí có thể được chia sẻ với những người bên ngoài không có DMS.

Các công cụ cộng tác tích hợp, chẳng hạn như chú thích, giúp việc đồng tác giả trở nên dễ dàng và hiệu quả. Và bạn có thể sử dụng bất kỳ thiết bị nào, ngay cả thiết bị di động, để cộng tác trên các tài liệu.

Tự động hóa quy trình quản lý tài liệu

Quản lý tài liệu thường là một yếu tố thúc đẩy kinh doanh, không phải bản thân hoạt động kinh doanh cốt lõi. Do đó, sẽ có lợi nếu tự động hóa nó càng nhiều càng tốt để nhân viên làm việc tập trung vào vấn đề mang lại lợi nhuận.

Hệ thống quản lý tài liệu cho phép doanh nghiệp ngừng làm việc để tìm thông tin và thay vào đó, đưa thông tin vào hoạt động cho doanh nghiệp.

Bạn có thể thiết lập quy trình làm việc tự động để hỗ trợ các quy trình kinh doanh của mình và để hệ thống đảm nhận quản lý toàn bộ vòng đời của tài liệu.

Truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi và bằng mọi thiết bị

Không phải lúc nào nhu cầu truy cập và quản lý tài liệu cũng thuận tiện trong giờ hành chính.

IDMS hoạt động với mọi thiết bị, cho phép bạn truy cập và làm việc với các tài liệu trong ví dụ: thư mục mạng bằng thiết bị di động của bạn. Việc có quyền truy cập chưa từng có vào thông tin liên quan thông qua DMS mang lại sự linh hoạt trong suốt quy trình kinh doanh của bạn, ngay cả khi bạn đang ngoại tuyến.

Quản lý tài liệu chỉ là bước khởi đầu…

Quản lý tài liệu, mặc dù rất quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp, nhưng chỉ là bước khởi đầu. Nếu bạn chỉ quản lý một số tài liệu nhất định trong một kho lưu trữ cụ thể, bạn không thể đạt được đầy đủ lợi ích của hiệu quả thực sự.

IDMS cho phép bạn vượt ra khỏi quản lý tài liệu truyền thống. Bạn có thể tìm, quản lý và chia sẻ tài liệu và thông tin khác như các trường hợp, sai lệch chất lượng và các phát hiện kiểm tra trên tất cả các hệ thống và kho lưu trữ cũng như sử dụng bất kỳ thiết lập nền tảng nào: tại chỗ, đám mây hoặc kết hợp. Và bạn có thể hưởng lợi từ việc quản lý thông tin thông minh và tự động dựa trên trí tuệ nhân tạo, đồng thời tận hưởng sự dễ dàng sử dụng của một, giao diện người dùng chung và trải nghiệm người dùng. Đây là cách tiếp cận IDMS để quản lý tài liệu và chúng tôi gọi nó là Quản lý thông tin thông minh.