ICSCICSC

+84 8 37 15 07 81

support

Các khái niệm cơ bản của ERP dệt may

 

ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc chức năng hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau. Đối với doanh nghiệp dệt may Việt Nam thì hoạt động của doanh nghiệp mang khá nhiều đặc thù riêng đòi hỏi giải pháp ERP cần phải giải quyết. Hệ thống phải chia sẻ thông tin kịp thời, chính xác, thông suốt trong phạm vi toàn công ty giúp điều hành sản xuất hiệu quả, đáp ứng nhanh yêu cầu đa dạng của khách hàng, giảm chi phí sản xuất, giảm lao động gián tiếp, giảm thời gian giãn ca, tăng năng suất lao động đồng thời tăng thu nhập cho nhân viên Đó là các yêu cầu tổng quan đặt ra cần phải giải quyết triệt để như sau:

- Quản lý dữ liệu tập trung. Toàn bộ dữ liệu của tổng công ty, các xí nghiệp thành viên, các phòng ban chức năng, hệ thống cung ứng, sản xuất, phân phối phải được xử lý và quản lý tập trung. Khoảng cách địa lý cách biệt giữa các đơn vị là một vấn đề đặt ra cho giải pháp lưu trữ, truyền và xử lý dữ liệu.

- Tối ưu và đồng bộ hoá bài toán quản lý sản xuất. Đây là một bài toán khó nhất trong toàn bộ giải pháp ERP cho doanh nghiệp ngành dệt may Việt Nam. Do tại mỗi thời điểm một công ty dệt may thường có rất nhiều các hợp đồng sản xuất khác nhau, đơn hàng thường phức tạp về cỡ vóc, yêu cầu chất lượng khắt khe, mẫu mã thay đổi liên tục, kể cả mẫu vải.Việc xác định năng lực sản xuất mỗi ngày rất khó khăn. Nguyên nhân vì số liệu nằm rải rác ở nhiều đầu mối, khó phân tích, tổng hợp, khiến việc lên kế hoạch không chính xác, ảnh hưởng đến ngày giao hàng và phát sinh một số lỗi như: đứt chuyền (do thiếu hàng để làm) hoặc hụt kế hoạch (do phán đoán thừa hàng)... Điều này ảnh hưởng đến uy tín của công ty và giảm năng suất lao động. Ngoài ra việc phân tích quy trình công nghệ một đơn hàng cũng khá phức tạp. Khi nhận một đơn hàng bộ phận công nghệ sản xuất phải phân tích mã hàng có bao nhiêu công đoạn, từ đó phân định mức cho từng chuyền. Việc phân tích các công đoạn rất tốn thời gian và công sức vì thường xuyên thay đổi quy trình. Ví dụ, đơn hàng có mức yêu cầu trung bình là áo jacket nữ 2 lớp có 119 công đoạn. Trước đây, khi tiếp nhận một mã hàng mới tương tự với mã hàng đã sản xuất, người lập quy trình sẽ phải tìm kiếm thủ công các yếu tố của mã hàng cũ qua dữ liệu của từng xí nghiệp, rồi lọc lấy kết quả tương tự. Đó là chưa kể rắc rối phát sinh do tên công đoạn không được thống nhất giữa các xí nghiệp.Giải pháp ERP phải giải quyết triệt để vấn đề đó.

- Giải quyết các bài toán: tài chính kế toán, quản lý chi phí, bảo hiểm y tế, tính lương, thưởng, cân đối đồng bộ vật tư, bài toán tồn kho... một cách linh hoạt nhất phục vụ thông tin cho quản lý, sản xuất, phân phối và kế hoạch. Bài toán giá thành cũng là một bài toán quan trọng mà hệ thống ERP giải quyết rất mạnh.Hệ thống phải tính được giá thành hoàn nguyên ứng đến từng công đoạn chi tiết trên toàn bộ dây chuyền, cho phép xử lý linh hoạt việc tại mỗi công đoạn (như tính toán giá thành trước sản xuất, giá thành kế hoạch, giá thành phân xưởng...).

- Giải pháp quản lý nhà cung ứng, khách hàng, hệ thống phân phối: Nếu là một DN dệt may sản xuất tiêu thụ, đặc biệt là tiêu thụ nội địa thì giải pháp ERP cần phải có tính năng quản lý hệ thống bán hàng, thường rất phức tạp. Thông thường các công ty dệt may bán hàng qua hệ thống kênh phân phối, siêu thị hoặc qua các chuỗi cửa hàng. Chỉ tiêu quan trọng để đánh giá hệ thống quản lý bán hàng có đủ mạnh hay không là khả năng tập hợp được trạng thái tiêu thụ, doanh thu bán hàng, trạng thái tồn kho sản phẩm cũng như các dự báo tiêu thụ để phục vụ cho điều động hàng, điều chỉnh sản lượng sản xuất cũng như quyết định các chương trình khuyến mãi hay bán giảm giá.

- Tốc độ xử lý và nhập liệu phải nhanh: Trong dệt may, do số lượng danh điểm trong quản lý sản xuất là rất lớn và cần lưu trữ để phục vụ phân tích thống kê nên việc quản lý danh điểm ngoài yêu cầu đáp ứng theo dõi nguyên phụ liệu, phải đảm bảo tốc độ xử lý, thời gian nhập liệu nhanh, thuận tiện trong kiểm soát danh điểm. Đây là một trong những yếu tố quyết định hệ thống ERP dùng được hay không cho ngành dệt may.

- Tích hợp với hệ thống CAD/CAM: Đặc điểm của dệt may là ứng dụng hệ thống CAD/CAM trong thiết kế mẫu mã. Việc tích hợp giữa hai hệ thống CAD/CAM và ERP sẽ mang lại hiệu quả cao. Các kết quả mang lại có thể giúp tính toán giá thành thiết kế  ngay từ khi sản phẩm còn trên bản vẽ. Từng chi tiết của sản phẩm ứng với màu, chất liệu vải, nếp gấp... được tính toán tự động trên phần mềm thiết kế sẽ được cập nhật vào suất tiêu hao nguyên phụ liệu trong BOM của hệ thống ERP kết hợp với tập hợp chi phí thực gần nhất để tính giá thành thiết kế. Số liệu giá thành này được cập nhật ngược lại phòng thiết kế để giúp bộ phận này có thêm chỉ tiêu giá thành khi thiết kế sản phẩm. Việc kết nối này cũng cho phép cán bộ kinh doanh tính toán nhanh chi tiết giá thành chào hàng trong quá trình đàm phán chuẩn bị nhận đơn hàng gia công mới.

Ngoài ra, tích hợp CAD/CAM, đồng thời ứng dụng công nghệ quét sản phẩm, sẽ cho phép hệ thống ERP cập nhật trực tuyến các công việc đã hoàn thành trên từng công đoạn, từ đó hỗ trợ điều độ sản xuất phân xưởng chính xác. Đây cũng là một điểm nóng của các DN dệt may nhằm tăng hiệu quả điều hành sản xuất, cũng như giúp có thông tin cho bài toán lương khi điều động nhân công trên dây chuyền may.

- Hệ thống ERP phải là một thể thống nhất hữu cơ tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp: Doanh nghiệp thường tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các doanh nghiệp hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy từng doanh nghiệp, kể cả với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành nghề. Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của doanh nghiệp được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của doanh nghiệp được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp... Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của doanh nghiệp, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban. Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự...) và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file...) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. CácChức năng của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.

Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét nhất về các quy trình. Với mỗi doanh nghiệp, các quy trình được phân thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống ERP. Một điều cần nói là rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam, cho dù đã hoạt động nhiều năm, nhưng vẫn không có các tài liệu về các quy trình hoạt động của mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO.

- Hệ thống phải có tính mở cao thích nghi nhanh với những thay đổi của doanh nghiệp:

Do tốc độ tăng trưởng và phát triển của các doanh nghiệp may mặc Việt Nam rất lớn cộng với sự biến động về môi trường kinh doanh, của cơ chế chính sách và của chính nội tại các nguồn lực của doanh nghiệp nên giải pháp đưa ra cần đồi hỏi tính mở cao thích nghi nhanh với mọi thay đổi tác động đến hoạt động của doanh nghiệp. Để đáp ứng được yêu cầu này hệ thống cần đạt được một số tiêu chí sau:

+ Mềm dẻo, linh hoạt để có thể điều chỉnh không chỉ phù hợp với yêu cầu hiện tại của doanh nghiệp mà còn sẵn sàng cho các yêu cầu của sự phát triển trong tương lai và sự biến động khách quan của chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà nước, các chế độ chính sách khác…

+ Hệ thống được tham số hoá hoàn toàn đảm bảo khi có sự thay đổi chỉ cần cấu hình lại hệ thống, giảm thiểu tối đa độ trễ thời gian của hệ thống, chi phí tối thiểu khi sửa chữa phục vụ thay đổi.

+ Dễ dàng mở rộng hệ thống, tích hợp các module mở rộng khi phát sinh nhu cầu

+ Hệ thống mở, linh hoạt với nhiều hình thức xuất/ nhập dữ liệu giao tiếp dễ dàng với các ứng dụng khác.